Was ist eine Informationsveranstaltung?
Im Rahmen einer Informationsveranstaltung können bereits bestehende, neue oder zukünftig geplante Mobilitätsprojekte und dazugehörige Themen präsentiert werden. Informationsveranstaltungen bieten zudem die Möglichkeit zum Austausch zwischen der Öffentlichkeit und den Betreiberinnen und Betreibern bzw. der öffentlichen Hand. So können Informationsdefizite und Unsicherheiten abgebaut werden, wodurch neue Nutzerinnen und Nutzer gewonnen und die bestehende Kundschaft an das Angebote gebunden werden kann.
Informationsveranstaltungen können einmalig, regel- oder unregelmäßig angeboten werden. Dies ist davon abhängig, inwiefern sich Änderungen, Neuerungen oder Probleme bei einem Mobilitätsangebot ergeben und eine Informationsveranstaltung erforderlich oder sinnvoll machen.
Welche Vorteile bietet eine Informationsveranstaltung?
Im Vergleich zu anderen Kommunikations- und Marketingmaßnahmen ermöglichen Informationsveranstaltungen den persönlichen Kontakt zu den Nutzerinnen und Nutzer vor Ort und es können unterschiedliche Aktivitäten und Programmpunkte kombiniert werden. Informationsveranstaltungen besitzen einen eher formellen Charakter. Sie lassen sich gut mit weiteren Kommunikations- und Marketingmaßnahmen wie der Mobilitätsberatung, Give-Aways oder Flyern kombinieren.
Wie erfolgt die konkrete Umsetzung?
Eine Informationsveranstaltung kann auf unterschiedliche Art und Weise organisiert werden und grundsätzlich alle Bevölkerungsgruppen ansprechen. Als Formate bieten sich beispielsweise Vorträge, Podiumsdiskussionen oder auch interaktivere Formen wie World Cafés an. Wenn ein bestimmtes Mobilitätsangebot vorgestellt werden soll, ergibt sich die Zielgruppe und das Format der Informationsveranstaltung in der Regel aus den potenziellen Nutzerinnen und Nutzer des Angebotes. Dennoch ist im Vorfeld zu prüfen, welche Personen zur Informationsveranstaltung eingeladen werden und wie die Ansprache erfolgt. Beispielsweise ist es sinnvoll, bei Änderungen im Schulverkehrsangebot nicht nur die betroffenen Schulkinder, sondern auch deren Eltern und die lokalen Schulen einzubinden.
Informationsveranstaltungen sollten im Vorfeld aktiv beworben werden, beispielsweise in der Lokalpresse, in Newslettern oder durch Aushänge, um die gewünschte Anzahl an Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu gewinnen.
Je nach Umfang und Ausgestaltung der Informationsveranstaltung variieren die damit verbundenen Kosten. Personelle Kapazitäten werden sowohl für die Planung als auch für die Durchführung benötigt. Weitere Kosten können sich beispielsweise für Werbe- und Informationsmaterial, externes Personal, Verpflegungsmöglichkeiten oder Mieten ergeben. Die geplanten Aktivitäten und die damit verbundenen Kosten sollten im Verhältnis zu der genauen Zielsetzung der Informationsveranstaltung und der zu erwartenden Wirkung betrachtet werden.
Umsetzungsschwierigkeiten liegen in der Regel in dem organisatorischen und finanziellen Aufwand zur Durchführung einer Informationsveranstaltung. Zudem muss ein zielgruppenspezifisches Programm entwickelt werden, um eine möglichst hohe Wirksamkeit der Maßnahme zu gewährleisten.
Darauf aufbauend müssen ausreichend Teilnehmerinnen und Telnehmer gewonnen werden, damit der Aufwand gerechtfertigt ist. In der Praxis wird häufig berichtet, dass nur ein Teil der Zielgruppe zu Informationsveranstaltungen kommt. Hürden können abgebaut werden, indem die zu erreichende Zielgruppe aufgeucht wird und Informationsveranstaltungen im alltäglichen Umfeld der Zielgruppe organisiert werden (z. B. in der Schule oder dem Altenheim statt im Rathaus). Alternativ zu einer zentralen Informationsveranstaltung können Informationsstände an belebten Orten (z. B. Fußgängerzone) organisiert werden. Auch so werden Bürgerinnen und Bürger in ihrem Alltag abgeholt und müssen nicht aktiviert werden, zu einem Informationstermin zu erscheinen.
Dieses Video ist über den YouTube-Kanal von Mobilikon eingebunden. Wenn Sie dieses Video hier abspielen, erfolgt eine Datenübertragung an YouTube bzw. Google. Weitere Hinweise hierzu entnehmen Sie bitte unserer Datenschutzerklärung.