Soll-Ist-Abgleich

Was ist ein Soll-Ist-Abgleich?

Bei einem Soll-Ist-Abgleich handelt es sich um ein zentrales Werkzeug des Projektcontrollings von mobilitätsbezogenen Maßnahmen, bei dem der Soll-Zustand oder andere geplante Größen, beispielsweise finanzielle Kennzahlen, mit dem Ist-Zustand bzw. tatsächlich angefallenen Größen abgeglichen werden. Hierdurch werden etwaige Abweichungen identifiziert. Aus diesem Grund kann der Soll-Ist-Abgleich auch als Abweichungsanalyse bezeichnet werden. Sind die Ereignisse besser als geplant, sind die Abweichungen positiv, bei einer Verschlechterung gegenüber der Planung sind die Abweichungen negativ.

Während des Controlling-Prozesses einer Mobilitätsmaßnahme wird als erstes ein Ziel definiert, auf dessen Basis eine Strategie und eine operative Planung erarbeitet werden. Die operative Planung dient als Grundlage für die Prognose des Ist-Zustands. Zu den Größen, die bei der operativen Planung bestimmt oder geschätzt werden, gehören Preise, Ressourcen oder die Kosten und Erlöse. Deshalb können auch andere Umsetzungsgrundlagen, wie die Kosten- und Erlösschätzung als Basis für den Soll-Ist-Abgleich dienen. Jedoch gibt es nicht nur quantitative Größen, die in der operativen Planung berücksichtigt werden, sondern auch qualitative Größen wie die Kundenzufriedenheit. Im nächsten Schritt werden die Maßnahmen und das Budget der Mobilitätsmaßnahme definiert. Nach der Umsetzung der Maßnahmen sind die Ergebnisse zu messen, beispielsweise werden beim Vergleich der Kosten oder Erlöse die tatsächlich angefallenen Kosten oder Erlöse zum Zeitpunkt der Messung ermittelt. Der Zeitpunkt der Messung ist abhängig von dem zeitlichen Horizont der vorherigen Planung. In Abhängigkeit von der jeweiligen Maßnahme ist es sinnvoll, das Ergebnis entweder zeitnah nach Umsetzung oder erst nach mehreren Monaten zu messen. Zum Schluss findet der eigentliche Soll-Ist-Abgleich statt, bei dem die vorher definierten Soll- und die ermittelten Ist-Größen gegenübergestellt werden.

Welchen Zweck hat der Soll-Ist-Abgleich?

Der Soll-Ist-Abgleich ist ein Planungs- und Steuerungselement des Projektcontrollings. Deshalb sind die zentralen Ziele dieser Analyse die Bewertung des Planungsprozesses und die Steuerung der Maßnahme. Dies geschieht insbesondere durch die Messung der Abweichung zwischen dem Soll- und Ist-Wert und bei einer negativen Abweichung durch die Identifikation von den entsprechenden Ursachen. Nach der Identifikation der Ursachen können individuelle Korrekturmaßnahmen durchgeführt werden, mit deren Hilfe der Projekterfolg verbessert werden kann. Bei den Korrekturmaßnahmen kann es sich unter anderem um die Bereitstellung zusätzlicher finanzieller Mittel handeln. Mithilfe der verschiedenen Größen, die bei der Abweichungsanalyse verglichen werden, können auch interne Ursachen von externen Ursachen unterschieden werden. Dies erlaubt eine individuellere Konzipierung von Korrekturmaßnahmen. Deshalb trägt der Soll-Ist-Abgleich unmittelbar zum Projekterfolg bei.

Zudem liefert der Soll-Ist-Abgleich auch Erkenntnisse für zukünftige Planungsprozesse, um bei neuen Projekten Planungsabweichungen im Vorfeld vermeiden zu können.

Essenziell für die Qualität des Soll-Ist-Abgleichs ist die Wahl eines geeigneten Zeitpunkts der Messung. Wenn die Messung der Ist-Werte zu früh erfolgt, können womöglich wesentliche Effekte, z. B. auf Erlöse und Kosten, nicht mit einbezogen werden. Dagegen kann nicht oder nicht schnell genug auf Abweichungen reagiert werden, wenn der Zeitpunkt zu spät gewählt wird.

BMVI - Bundesministerium für Verkehr und digitale Infrastruktur (Hrsg.), 2016: Mobilitäts- und Angebotsstrategien in ländlichen Räumen, Köln.