Soll-Ist-Abgleich

Was ist ein Soll-Ist-Abgleich?

Bei einem Soll-Ist-Abgleich handelt es sich um ein zentrales Werkzeug des Projektcontrollings von mobilitätsbezogenen Maßnahmen, bei dem der Soll-Zustand oder andere geplante Größen, beispielsweise finanzielle Kennzahlen, mit dem Ist-Zustand bzw. tatsächlich angefallenen Größen abgeglichen werden. Hierdurch werden etwaige Abweichungen identifiziert. Aus diesem Grund kann der Soll-Ist-Abgleich auch als Abweichungsanalyse bezeichnet werden. Sind die Ereignisse besser als geplant, sind die Abweichungen positiv, bei einer Verschlechterung gegenüber der Planung sind die Abweichungen negativ.

Welche Vorteile bietet der Soll-Ist-Abgleich? 

Die Analyse dient der Bewertung des Planungsprozesses und der Steuerung einer Maßnahme. Wenn der Soll-Wert vom Ist-Wert abweicht, kann überprüft werden, welche Ursachen zur Abweichung führen. Nur so können passende Korrekturmaßnahmen durchgeführt werden, mit deren Hilfe der Projekterfolg verbessert werden kann. So trägt der Soll-Ist-Abgleich unmittelbar zum Projekterfolg bei. Langfristig liefert der Soll-Ist-Abgleich auch Erkenntnisse für zukünftige Planungsprozesse, um bei neuen Projekten Planungsabweichungen im Vorfeld vermeiden zu können.

Wie erfolgt die konkrete Umsetzung? 

Während des Controlling-Prozesses einer Mobilitätsmaßnahme wird als erstes ein Ziel definiert, auf dessen Basis eine Strategie und eine operative Planung erarbeitet werden. Die operative Planung dient als Grundlage für die Prognose des Ist-Zustands. Zu den Größen, die bei der operativen Planung bestimmt oder geschätzt werden, gehören

  • Preise,
  • Ressourcen bzw. Kosten und Erlöse,
  • sowie nicht-quantitative Größen wie die Zufriedenheit von Kundinnen und Kunden.

Als Grundlage für die Analyse können auch andere Umsetzungsgrundlagen dienen, wie die Kosten- und Erlösschätzung.

Im nächsten Schritt werden die Maßnahmen und das Budget der Mobilitätsmaßnahme definiert. Nach der Umsetzung der Maßnahmen sind die Ergebnisse zu messen, beispielsweise werden beim Vergleich der Kosten oder Erlöse die tatsächlich angefallenen Kosten oder Erlöse zum Zeitpunkt der Messung ermittelt. Der Zeitpunkt der Messung ist abhängig von dem zeitlichen Horizont der vorherigen Planung. In Abhängigkeit von der jeweiligen Maßnahme ist es sinnvoll, das Ergebnis entweder zeitnah nach Umsetzung oder erst nach mehreren Monaten zu messen. Zum Schluss findet der eigentliche Soll-Ist-Abgleich statt, bei dem die vorher definierten Soll- und die ermittelten Ist-Größen gegenübergestellt werden.

Wenn die Soll-Werte von den Ist-Werten abweichen, müssen Gründe identifiziert und Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden. Bei den Korrekturmaßnahmen kann es sich unter anderem um die Bereitstellung zusätzlicher finanzieller Mittel handeln. Mithilfe der verschiedenen Größen, die bei der Abweichungsanalyse verglichen werden, können auch interne Ursachen von externen Ursachen unterschieden werden. Dies erlaubt eine individuellere Konzipierung von Korrekturmaßnahmen.

Essenziell für die Qualität des Soll-Ist-Abgleichs ist die Wahl eines geeigneten Zeitpunkts der Messung. Wenn die Messung der Ist-Werte zu früh erfolgt, können womöglich wesentliche Effekte, z. B. auf Erlöse und Kosten, nicht mit einbezogen werden. Dagegen kann nicht oder nicht schnell genug auf Abweichungen reagiert werden, wenn der Zeitpunkt zu spät gewählt wird.

Bundesministerium für Verkehr und digitale Infrastruktur (BMVI), 2016: Mobilitäts- und Angebotsstrategien in ländlichen Räumen, Köln.