Welchen Vorteil bietet die Identifikation einer geeigneten Projektstruktur?
Die erfolgreiche und effiziente Umsetzung von Projekten zur Verbesserung der Mobilität erfordert eine geeignete Struktur. Dies umfasst insbesondere den Zusammenschluss relevanter Akteure mit definierten Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten und Berichtspflichten. Es gibt unterschiedliche Formen der Projektstruktur. In erster Linie ist diese abhängig von der Größe des Projektes, welche sich durch Projektvolumen, Zeitrahmen, Anzahl der involvierten Personen, Abteilungen, Behörden, Unternehmen etc. definiert.
Wie wird die Projektstruktur festgelegt?
Zu Beginn eines Projektes steht zumeist die Frage, was die Projektstruktur leisten muss und wie sie aussehen kann. Dabei hilft es, den Bedarf und die Zielgruppe des Projektes konkret zu definieren. Je genauer das Vorhaben definiert ist, desto einfacher ist es zu prüfen, welche Akteure für die weitere Planung und Umsetzung hinzugezogen werden müssen und wie die Zusammenarbeit strukturiert werden kann. Die folgenden Fragen geben Orientierung bei der Festlegung der Projektstruktur:
- Welche Strukturen sind bereits vorhanden und können genutzt werden?
- Welche Akteure sind im Bereich der Verbesserung der Mobilität in ländlichen Räumen bereits aktiv? Welche Projekte bieten sie an?
- Welche fachlichen Kompetenzen können einbezogen werden?
- Welche Ressourcen (personell, finanziell etc.) stehen zur Verfügung und können genutzt werden?
- Welche hilfreiche Unterstützung können weitere Partner einbringen (z. B. Know-how, ehrenamtliches Engagement etc.)?
- Welche Vorhaben zur Verbesserung der Mobilität in ländlichen Räumen gibt es in der Region und in den Nachbarkommunen? Können hier Synergien geschaffen werden?
- Besteht eine Möglichkeit der Zusammenarbeit sowie Vernetzung mit überregionalen Bündnissen und Netzwerken?
- Wie haben andere Kommunen ähnliche Vorhaben organisatorisch gestaltet?
- Soll die Struktur verstetigt werden oder wird sie zum Ende des Projekts aufgelöst?
Was sind mögliche Bestandteile einer Projektstruktur?
- Steuerungsgremium: Die Bildung eines Steuerungsgremiums (auch: Lenkungsgremium) trägt dazu bei, dass der nachhaltige Strukturaufbau in der Kommune gelingt. Das Steuerungsgremium definiert übergeordnete Ziele, steuert den Gesamtprozess und betreibt Lobby- und Netzwerkarbeit.
- Projektleitung/Teilprojektleitung: Die Projektleitung ist für die operative Planung, die Durchführung der einzelnen Projektaktivitäten, das Projektcontrolling sowie das Risikomanagement verantwortlich. Sie trägt dafür Sorge, dass das Projekt in der geplanten Zeit, der erwarteten Qualität sowie im vorgegebenen Budget erfolgreich umgesetzt wird. Die Teilprojektleitungen sind in gleicher Weise für die von ihnen verantworteten Aufgabenbereiche zuständig.
- Projektteams: Die Projektteams erarbeiten die von ihnen verantworteten Fachthemen.
- Change Management: Die für das Change Management verantwortlichen Personen stellen sicher, dass die Akzeptanz der Beteiligten für den Veränderungsprozess hergestellt und aufrechterhalten wird.
- Qualitätsmanagement: Die für das Qualitätsmanagement verantwortlichen Personen stellen sicher, dass die für das Qualitätsmanagement im Projekt erforderlichen Prozesse eingeführt, realisiert und aufrechterhalten werden.
Bei der Identifikation einer geeigneten Projektstruktur kann es sich auch lohnen, über eine Kooperation mit anderen Akteuren nachzudenken. Eine Übersicht von 20 vom BBSR ausgezeichneten Kooperationsprojekten kann hier abgerufen werden.
Die Projektstruktur ist von großer Bedeutung für das Gelingen des Projektes. Fehlen die erforderlichen Strukturen, kommt es zu unklaren Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten. Zudem besteht die Gefahr, die jeweiligen Mitarbeitenden zu überlasten. Werden zu viele und/oder zu komplexe Strukturen geschaffen, behindert das die Entscheidungsfindung und die Umsetzung des Projektes. In beiden Fällen verzögert sich das Projekt und es besteht im Extremfall das Risiko, dass das Projekt misslingt. Zu beachten ist, dass die Projektstruktur gegebenenfalls im Projektverlauf an geänderte Anforderungen angepasst werden muss.